โพสต์
บิล เกทส์ ประธานและหัวหน้าสถาปนิกซอฟท์แวร์ บริษัทไมโครซอฟท์ สหรัฐอเมริกา
7 เมษายน 2549
นิวยอร์ค (ฟอร์จูน) ช่างเป็นสิ่งเหลือเชื่อเมื่อมองย้อนกลับไป 30 ปีเมื่อครั้งไมโครซอฟท์ก่อตั้งและเมื่อรับรู้ว่าการทำงานของบริษัทได้เปลี่ยนรูปแบบไปเพียงไร
ถ้าคุณมองที่สำนักงานนี้จะเห็นว่ามีการใช้งานกระดาษน้อยมาก บนโต๊ะทำงานของผมมีจอภาพอยู่ 3 จอซึ่งทำงานร่วมกัน ผมสามารถลากชิ้นงานจากหน้าจอหนึ่งไปสู่อีกหน้าจอหนึ่ง หลังจากที่คุณมีพื้นที่แสดงผลที่ใหญ่มากคุณจะไม่อยากกลับไปเป็นเหมือนเดิมอีกเพราะมันได้มีผลกระทบโดยตรงกับปริมาณงานที่ทำได้
จอภาพตัวซ้ายแสดงรายการของอีเม็ล (email) ทั้งหลายของผม บนจอภาพตัวกลางปรกติจะเป็นอีเม็ลสำคัญที่ผมกำลังอ่านหรือโต้ตอบอยู่ขณะนั้น และเว็บบราวเซอร์ (web browser) ของผมจะแสดงผลอยู่บนจอภาพด้านขวา การกำหนดรูปแบบนี้ทำให้ผมสามารถชำเลืองมองและดูว่ามีอะไรใหม่เข้ามาบ้างขณะที่ผมกำลังทำงานบางอย่างอยู่ และส่งลิ้งค์ (link) ซึ่งเกี่ยวข้องกับอีเม็ลนั้นไปยังบราวเซอร์ด้านขวาเพื่อดูในรายละเอียดขณะที่อีเม็ลนั้นยังแสดงอยู่ตรงหน้าผม
ที่ไมโครซอฟท์อีเม็ลถือว่าเป็นสื่อกลางทางเลือก ถูกใช้มากกว่าโทรศัพท์ เอกสาร บล็อก (blog) หรือการประชุม (วอยซ์เม็ล (voicemail) และแฟ็กซ์ (fax) ได้ถูกรวมเข้ากับกล่องรับอีเม็ลของเราเรียบร้อย)
ผมได้รับอีเม็ลประมาณ 100 อีเม็ลต่อวัน เรากลั่นกรองอีเม็ลทั้งหมดให้เหลืออยู่ในระดับนั้น ซึ่งเป็นอีเม็ลที่ส่งตรงถึงผมจากบุคคลที่เคยโต้ตอบด้วย เช่น พนักงานไมโครซอฟท์, Intel, HP, และบริษัทหุ้นส่วนอื่นๆ และคนอื่นที่ผมรู้จัก และผมยังได้รับอีเม็ลที่ถูกส่งขึ้นมาจากผู้ช่วยของผมจากอีเม็ลอื่นๆจากบริษัทหลายบริษัทซึ่งไม่ได้อยู่ในรายการอนุญาตของผมหรือจากผู้คนซึ่งผมไม่เคยรู้จัก ด้วยวิธีการนี้ทำให้เราทราบถึงสิ่งที่คนเยินยอเรา สิ่งที่คนไม่พอใจเรา และสิ่งที่คนร้องขอต่อเรา
ปัจจุบันเราอยู่ตรงจุดที่ความท้าทายไม่ใช่ทำอย่างไรให้การติดต่อทางอีเม็ลมีประสิทธิภาพ แต่มันคือการทำให้แน่ใจว่าคุณได้ใช้เวลากับอีเม็ลที่เป็นเรื่องสำคัญที่สุด ผมใช้เครื่องมือที่เรียกว่า กฏกล่องรับเม็ล (in-box rules) และค้นหาแฟ้มต่างๆเพื่อทำเครื่องหมายและจัดกลุ่มข่าวสารบนพื้นฐานของเนื้อหาและความสำคัญของพวกมัน
ผมไม่ได้ให้ความสำคัญกับรายการต้องทำ (to-do list) แต่ผมใช้อีเม็ลและแฟ้มบนพื้นที่เด็สท็อป (desktop) และปฏิทินออนไลน์ของผม ดังนั้นเมื่อผมเดินมาที่โต๊ะทำงานผมสามารถเพ่งความสนใจไปที่อีเม็ลที่ผมได้ทำเครื่องหมายไว้และตรวจสอบแฟ้มงานที่กำลังเฝ้ามองโครงการและบล็อกนั้นๆ
Outlook มีกล่องแจ้งเตือนเล็กๆที่จะแสดงขึ้นด้านล่างขวาของจอภาพเมื่อไหร่ก็ตามที่อีเม็ลใหม่ถูกส่งเข้ามา เรามักเรียกมันว่าขนมปังร้อน ผมเคร่งครัดที่จะไม่สนใจมันถึงแม้ผมรู้ว่ามันจะเป็นหัวข้อสำคัญมากก็ตาม
การอยู่ในประเด็นคือสิ่งสำคัญ นั่นคือปัญหาของการมีข้อมูลข่าวสารที่มากเกินไป อีกปัญหาก็คือมีข้อมูลข่าวสารน้อยเกินไป การมีข้อมูลข่าวสารท่วมล้นไม่ได้หมายความว่าเราได้ข้อมูลข่าวสารที่ถูกต้องหรือเรากำลังสื่อสารกับบุคคลที่ควรสื่อสารด้วย
ผมรับมือกับปัญหาเหล่านี้โดยใช้ SharePoint ซึ่งเป็นเครื่องมือสร้างเว็บไซต์ (web site) สำหรับการร่วมงานกันในโครงการเฉพาะ บนเว็บไซต์ประกอบด้วยแผนงาน ตารางเวลา บอร์ดสนทนา และข้อมูลอื่นๆ ซึ่งสามารถถูกสร้างขึ้นโดยใครก็ได้ในบริษัทเพียงการคลิ้ก (click) ไม่กี่ครั้ง
ตอนนี้ผมพร้อมแล้วสำหรับสัปดาห์การคิด (Think Week) ในเดือนพฤษภาคมผมจะพักจากงานประจำซัก 1 สัปดาห์เพื่ออ่านเอกสารมากกว่า 100 ผลงานจากพนักงานไมโครซอฟท์ซึ่งพิจารณาว่าเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับบริษัทและอนาคตของเทคโนโลยี ผมทำเช่นนี้มานานกว่า 12 ปีแล้ว มันเคยเป็นกระบวนการบนกระดาษทั้งหมดซึ่งผมเป็นคนเดียวที่อ่านและให้ความเห็น มาวันนี้กระบวนการทั้งหมดเป็นดิจิตอลและเปิดกว้างให้ทุกคนทั่วทั้งบริษัท
ปัจจุบันผมจึงทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในการเลือกผลงานที่น่าอ่านและผมสามารถให้ความเห็นซึ่งคนอื่นๆสามารถมองเห็นได้ทันที
ไมโครซอฟท์ประกอบด้วยพนักงานมากกว่า 50,000 คน ดังนั้นเมื่อผมกำลังคิดว่า เฮ้ อนาคตของระบบชำระเงินแบบออนไลน์จะเป็นยังไง? หรือ วิธีการอะไรที่จะสามารถติดตามความทรงจำของคุณเกี่ยวกับลูกๆของคุณได้ดีที่สุด? หรือถ้ามีความคิดใหม่ๆดีๆผมรีบจะจดไว้ จากนั้นคนอื่นก็สามารถมองเห็นมันและอาจตอบกลับว่า ไม่ใช่ คุณคิดผิดแล้ว หรือ คุณไม่รู้หรือว่างานชิ้นนี้ทำเสร็จได้ด้วยวิธีการนั้นๆ
SharePoint ทำให้ผมได้ติดต่อกับผู้คนซึ่งอยู่ลึกลงไปในองค์กร มันเหมือนกับการมีเว็บไซต์ขนาดใหญ่แล้วทำให้ผู้คนจำนวนมากสามารถแก้ไขเอกสารและสนทนากันซึ่งห่างไกลกว่าวิธีปฏิบัติมาตรฐานของการส่งอีเม็ล ระบบจะแจ้งให้เราทราบถ้าข้อมูลใดๆเพิ่มเข้ามาใหม่และเกี่ยวข้องในขอบข่ายที่เราสนใจ
เครื่องมือดิจิตอลอื่นซึ่งมีผลกระทบมากต่อผลผลิตงานของผมคือการค้นหาข้อมูลบนเด็สท็อป มันได้เปลี่ยนแปลงรูปแบบการเข้าถึงข้อมูลบนเครื่องพีซีของผม บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ และบนอินเตอร์เน็ต ในเมื่อฮาร์ดดิสค์มีขนาดความจุใหญ่ขึ้นมาก แบนด์วิดธ์ (bandwidth) รับส่งข้อมูลได้มหาศาล ตอนนี้ผมมีข้อมูลขนาดหลายกิกะไบท์บนเครื่องพีซีของผมและเซิร์ฟเวอร์ในรูปแบบของอีเม็ล เอกสาร ไฟล์มัลติมีเดีย ฐานข้อมูลการติดต่อ และอื่นๆอีกมากมาย
แทนที่จะใช้วิธีการค่อยๆไล่ดูแต่ละแฟ้มข้อมูลเพื่อคนหาเอกสารชิ้นหนึ่งที่ผมคาดว่าชิ้นส่วนข้อมูลนั้นจะบรรจุอยู่ ผมเพียงแค่พิมพ์ข้อความลงไปในแถบเครื่องมือจากนั้นทุกอีเม็ลและเอกสารซึ่งบรรจุข้อมูลนั้นก็อยู่ใกล้เพียงแค่ปลายนิ้วมือของผม หมายเลขโทรศัพท์และอีเม็ลแอดเดร็สก็สามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายเช่นกัน
กระดาษไม่ได้เป็นส่วนสำคัญในวันทำงานของผมอีกต่อไป 90% ของข่าวสารที่ผมได้รับเป็นแบบออนไลน์ เวลาผมเข้าประชุมและต้องการที่จะบันทึกอะไรเก็บไว้ผมจะนำเครื่องแท็บเล็ทพีซี (Tablet PC) เข้าไปด้วย ซึ่งมันจะบรรจุข้อมูลที่สอดคล้องกับข้อมูลบนเครื่องพีซีในสำนักงานของผมดังนั้นผมจึงมีไฟล์ทุกไฟล์ที่ผมต้องการ ผมยังมีซอฟท์แวร์ใช้สำหรับจดบันทึกข้อมูลที่มีชื่อว่า OneNote ดังนั้นข้อมูลจดบันทึกของผมจึงอยู่ในรูปแบบของดิจิตอล
ชิ้นส่วนอุปกรณ์ที่ไม่ค่อยทันสมัยนักอันหนึ่งในสำนักงานของผมคือกระดานไวท์บอร์ด (whiteboard) ผมใช้มันเสมอกับปากกาหลากสี และมันเยี่ยมยอดสำหรับการระดมสมองเมื่อผมอยู่กับบุคคลอื่นและบางครั้งเมื่ออยู่คนเดียว
กระดานไวท์บอร์ดในบางสำนักงานของไมโครซอฟท์มีความสามารถในการเก็บข้อมูลรูปภาพและส่งไปยังคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นเหมือนกับแท็บเล็ทพีซีขนาดใหญ่ ขณะนี้ผมยังไม่มีกระดานที่ว่านี้แต่ก็เป็นไปได้ที่ปีหน้าผมจะหาไว้ซักอัน วันนี้ถ้าเกิดไอเดียดีๆแว็บขึ้นมาผมจะรีบหยิบปากกาและแท็บเล็ตพีซีของผมขึ้นมาบันทึกมันไว้ทันที
เวลาในแต่ละวันของผมหมดไปกับการประชุม เป็นสิ่งที่ดีแต่ก็ใช้เวลามากพอสมควรในการจดบันทึกแนวความคิดต่างๆเก็บไว้หรือติดตามงานต่างๆในการประชุมระหว่างวัน แต่บางครั้งมันก็ไม่ได้เกิดขึ้น จึงเป็นเวลาที่ดีเมื่อเด็กๆเข้านอนกันหมดและสามารถนั่งที่บ้านแล้วได้ไล่อ่านอีเม็ลต่างๆที่ผมยังไม่ได้อ่าน แต่ถ้าทั้งสัปดาห์นั้นงานยุ่งจริงๆผมจะใช้เวลาช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อส่งอีเม็ลที่ยาวและมีรายละเอียด เมื่อผู้คนเข้าทำงานในเช้าวันจันทร์พวกเขาจะเห็นได้ว่าผมค่อนข้างยุ่งและพวกเขาก็จะได้รับอีเม็ลจำนวนมากนั้น
ที่มา: How I Work: Bill Gates
URL: http://money.cnn.com/2006/03/30/news/ne ... k_fortune/
ผู้เขียน: Bill Gates
ผู้แปลและเรียบเรียง: roadtrip
... น่าจะใช่ Lacoste ครับคุณ ba_2l
บันทึกไม่สำเร็จ